團(tuán)隊(duì)政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)

提高團(tuán)隊(duì)政機(jī)關(guān)公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，2012年6月29日，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《團(tuán)隊(duì)政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-2012）。該標(biāo)準(zhǔn)于2012年7月1日起正式實(shí)施。此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)國(guó)標(biāo)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704-1999)的修訂，對(duì)公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定。特別是將團(tuán)隊(duì)政機(jī)關(guān)公文用紙統(tǒng)一為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，首次統(tǒng)一了團(tuán)隊(duì)政機(jī)關(guān)公文格式要素的編排規(guī)則，使團(tuán)隊(duì)政機(jī)關(guān)公文的表現(xiàn)形式更加規(guī)范。

1.公文用紙幅面尺寸及版面要求

1.1幅面尺寸

公文用紙采用A4型紙，其成品畫(huà)幅尺寸為：210mm×297mm。

1.2版面

1.2.1頁(yè)邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。

1.2.2字體和字號(hào)

如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

1.2.3行數(shù)和字?jǐn)?shù)

一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿(mǎn)版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

1.2.4文字的顏色

如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。

2.印刷裝訂要求

2.1印刷要求

雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)劃痕。

2.2裝訂要求

公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm，裁切后的成品尺寸誤差±2mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：

（a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；

（b）無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

（c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線(xiàn)上，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm--5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書(shū)脊、封底）與書(shū)芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

3.公文格式各要素編排規(guī)則

3.1公文格式各要素的劃分

標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)（不含）以上的部分稱(chēng)為主體；公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)以下、末條分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版記。

頁(yè)碼位于版心外。

3.2版頭

3.2.1份號(hào)

如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

3.2.2密級(jí)和保密期限

如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

3.2.3緊急程度

如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

3.2.4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀(guān)、莊重為原則。

聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)為準(zhǔn)上下居中排布。

3.2.5發(fā)文字號(hào)

編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。

上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

3.2.6簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。

如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

3.2.7版頭中的分隔線(xiàn)

發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線(xiàn)。

3.3主體

3.3.1標(biāo)題

一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線(xiàn)下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

3.3.2主送機(jī)關(guān)

編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記，標(biāo)注方法見(jiàn)3.4.2。

3.3.3正文

公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

3.3.4附件說(shuō)明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.xx”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。

3.3.5發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章

3.3.5.1加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。

3.3.5.2不加蓋印章的公文

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

3.3.5.3加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱(chēng)。

簽名章一般用紅色。

3.3.5.4成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。

3.3.6附注

如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。

3.3.7附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。

3.4版記

3.4.1版記中的分隔線(xiàn)

版記中的分隔線(xiàn)與版心等寬，首條分隔線(xiàn)和末條分隔線(xiàn)用粗線(xiàn)（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線(xiàn)用細(xì)線(xiàn)（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線(xiàn)位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線(xiàn)與公文最后一面的版心下邊緣重合。

3.4.2抄送機(jī)關(guān)

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線(xiàn)。

3.4.3印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線(xiàn)之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線(xiàn)隔開(kāi)。

3.5頁(yè)碼

一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線(xiàn)；一字線(xiàn)上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

【操作圖解】

一、頁(yè)面設(shè)置

1.選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

2.選擇“紙張”附簽，“紙張大小”設(shè)成“A4”。

3.選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項(xiàng)前打“√”，“頁(yè)腳”設(shè)置成“2.5厘米”。

4.選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕。

5.進(jìn)入“文檔網(wǎng)格”附簽，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”，將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)仿宋體為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

二、插入頁(yè)號(hào)

1.選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。

2.然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為－１－，－２－，－３－顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。

3.雙擊頁(yè)碼，選中頁(yè)碼（包括左右兩條短線(xiàn)），將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”；字體為宋體的阿拉伯?dāng)?shù)字；奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

三、文號(hào)制作

1.平行文或下行文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空二行位置。

2.上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空二行位置。

注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

四、公文正文排版

制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其他軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

1.標(biāo)題——2號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示，編排于紅色分隔線(xiàn)下空二行位置。

2.主送機(jī)關(guān)——3號(hào)仿宋字體，居左頂格，冒號(hào)使用全角方式，編排于標(biāo)題下空一行位置。

3.正文——3號(hào)仿宋字體。

4．文種結(jié)構(gòu)層次——依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注。一級(jí)標(biāo)題用3號(hào)黑體字，二級(jí)標(biāo)題用3號(hào)楷體，三級(jí)和四級(jí)和正文一樣用3號(hào)仿宋。

5.附件——是正文內(nèi)容的組成部分。3號(hào)仿宋字體，在正文下空一行，左空2字編排，“附件”二字后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)，附件名稱(chēng)后不標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名——3號(hào)仿宋字體，距最后一行正文內(nèi)容3個(gè)空行放置，以成文日期為準(zhǔn)居中編排。

7.成文日期——3號(hào)仿宋字體，發(fā)文機(jī)關(guān)下方右空4個(gè)字格編排。

8.印章——加蓋端正，以成文日期中心為準(zhǔn)，印章下端壓成文日期。

五、版記制作

1.選擇“表格”——“插入”——“表格”，設(shè)置“列數(shù)”為1，“行數(shù)”為2。

2.選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”。

3.然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線(xiàn)選中，豎線(xiàn)取消；同時(shí)，設(shè)置第一行和最后一行下線(xiàn)的寬度為1?磅，中間一行下線(xiàn)寬度為?磅，點(diǎn)擊“確定”。

4.進(jìn)入“表格屬性”——“列”附簽，設(shè)置指定寬度為15.6厘米，點(diǎn)擊確定。

5.在制作成功的表格第一行，輸入主送單位、抄送單位，用4號(hào)仿宋體字，編排在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)；表格第二行，輸入印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期，用4號(hào)仿宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字后加“印發(fā)”二字。

主送：市z府

抄送：×××××、×××××、××××、××××、××××、×××××。

××市××××局201X年X月X日

注：因現(xiàn)行的規(guī)范是要求公文雙面打印的，因此公文的最后一頁(yè)必定是偶數(shù)頁(yè)，也就是如果公文在奇數(shù)頁(yè)完結(jié)，則要版記排在背面的偶數(shù)頁(yè)，否則背面偶數(shù)頁(yè)空白，不是一個(gè)整體。

六、打印設(shè)置

機(jī)關(guān)公文打印采用雙面印刷，左側(cè)裝訂，現(xiàn)有大部分打印設(shè)備只具備單面打印功能，請(qǐng)按以下步驟設(shè)置文本打印。

1.選擇“文件”——“打印”——“打印（R）”，設(shè)置奇數(shù)頁(yè)，點(diǎn)擊“確定”。

2.將打印完畢的奇數(shù)頁(yè)文件，空白背面按順序疊放，放置打印設(shè)備送紙盒。

3.選擇“文件”——“打印”——“打?。≧）”，設(shè)置偶數(shù)頁(yè)，點(diǎn)擊“確定”。

附：機(jī)關(guān)正式公文格式圖解

（來(lái)源：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)）

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