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局機關辦文、辦事、辦會工作程序規(guī)范
(文章編號:6304)
為進一步完善局系統(tǒng)工作機制,嚴格工作程序,轉變工作作風,提高工作效率和服務水平,促進各項工作規(guī)范化、制度化運行,確保政令暢通和機關工作高效、協(xié)調運轉,根據中省市相關規(guī)定,結合我局實際,現(xiàn)就進一步規(guī)范局機關辦文、辦事、辦會工作程序通知如下:
一、辦文程序和規(guī)范
(一)收文辦理程序和規(guī)范
1、簽收、登記、擬辦。局機關公文處理一律由局秘書科統(tǒng)一負責。凡上級來文,屬“三密”文件的,按保密規(guī)定辦理;屬平件的,由秘書科專職人員拆封、登記(登記內容包括來文單位、來文時間、原文件號、文件標題、來文份數、分送范圍、初送擬辦人)、編收文流水號,當日送秘書科科長提出擬辦意見。
2、分辦、傳閱。秘書科科長簽署擬辦意見后,由專職文秘人員呈送局有關領導閱批。
3、承辦。按照局領導的閱批意見,秘書科文秘人員及時送交相關科室承辦落實,需直屬單位辦理的文件,由秘書科負責將局領導的批辦意見一個工作日內轉送承辦單位辦理。
4、催辦、查辦。公文處理需要批復、答復、報告結果的請示、督辦件等,原則上一周內(特殊情況除外)辦結。在公文承辦過程中,監(jiān)察室協(xié)助秘書科負責催辦、查辦工作,直至辦結。對回復結果的函件,由承辦科室及時向局有關領導報告,按時限要求反饋辦理情況。文件辦結后,承辦科室要及時消號并將完整的往來辦理件送還秘書科歸檔。
5、立卷、歸檔。公文辦結后,由秘書科專職人員將辦理過程中領導批示、會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、保管整理,按文書歸檔標準要求立卷、歸檔。
6、來文辦理的其他要求
(1)對于上級來文,由秘書科科長提出擬辦意見,文秘人員分別將文件裝入“批辦件”文件夾、“批閱件”文件夾,涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾,及時呈送領導閱批。
(2)傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序進行。
(3)除分辦人標注“另送”者外,一般應按順序傳遞。如遇領導外出,可超順序傳遞,領導回來后補簽相關手續(xù)。
(4)緊急公文應隨到隨辦,并視緊急程度,不得耽擱,如遇領導外出等特殊情況應由秘書科專職人員在第一時間報告秘書科科長,再由秘書科科長電話聯(lián)系有關領導,并按領導指示督辦落實。
(5)經局領導閱批,并有明確辦理意見的辦理件,歸口有關單位、科室處理后,應及時將辦結的公文送交秘書科文件專管人員,其他傳閱件按照規(guī)定要求傳閱完后由秘書科專職人員統(tǒng)一保管。
(6)對未經秘書科簽收、登記的上級來文,原則上局領導、秘書科科長一般不簽署閱批、擬…………
…………
(二)發(fā)文辦理程序和規(guī)范
嚴格按照以局名義“起草—審核—報批—再核—簽發(fā)—印制—報送—存檔”的順序,履行必要程序,規(guī)范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領導,再送局秘書科校訂,一般不得直接送局主要領導同志閱批。
1.起草。公文主辦科室(單位)根據工作需要或領導要求,確定公文種類,完成公文初稿。
2.審核。公文初稿由主辦科室(單位)負責人審核同意后,報秘書科校核,公文內容由經辦單位、科室負責校核;體例格式、主題詞標引和文字表述由秘書科負責進一步規(guī)范;公文發(fā)送范圍、等級、密級由經辦單位提出,秘書科校核。校核時如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序,內容有不妥之處的文件,應及時…………
…………
(三)注意事項
1.局屬各單位、局機關各科室因工作需要或領導指示、會議決議等行文,要嚴格按照《團隊政機關公文處理工作條例》規(guī)定執(zhí)行。局受理請示、報告類公文范圍一般為:局直屬各基層單位、科室、有關部門單位。越級報送或與本部門職能無關的,一般不予受理(局機關各科室不直接向本級行文,需請示…………
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(四)從嚴控制發(fā)文數量,提高辦文效率
對法律、法規(guī)和規(guī)章已有明確規(guī)定的,一律不再發(fā)文;通過簡報、便函、傳真或電話、面商可以解決的,原則上不正式發(fā)文。
一般公文的擬稿,24小時內完成;重要公文的擬稿,3天之內完成,特殊情況按要求時限內完成。為了減少報送公文的人力、物力等資源浪費,降低成本,提高效率,能夠通過城建網或z府內網傳輸的公文實行電子公文網上傳輸,不再印發(fā)紙質文件。凡上級要求提供數據信息的非正式材料,原則上以電子版或紙質形式傳送,一般不掛文頭、文號。
二、辦事程序和規(guī)范
(一)局領導按照分工負責制履行職責,有職有權,職責分明,各負其責,勇于負責。局領導班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關規(guī)定及時向局長報告,并提出解決問題的方案和建議。局機關科室和單位實行分級管理,一級對一級負責。各單位各科室需市z府協(xié)調解決的問題,應報…………
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(八)局領導要按照分工和工作需要,積極參加市上或市直部門組織召開的會議,會后要及時匯報、傳達、落實會議精神。凡局長指定局領導班子成員或科室負責人參加的緊急會議,參加會議的局領導或科室負責人必須按時參加,會后要及時傳達匯報會議精神,并督促會議精神落實到位。
三、辦會程序和規(guī)范
(一)會議類別
局實行行政工作例會、局領導班子成員碰頭會、局團隊委會和局專題會議制度,并視情況召開全局性工作會議,動員部署工作。
為便于組織和管理,將局召開的會議按會議內容、出席人員分為三類。
1、一類會議:①局團隊委會,不定時召開,由團隊委書記主持,主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項,作出全局性的重要決議,局團隊委成員參加,必要時召開擴大會,或相關人員列席參加;②局領導班子成員碰頭會,每半月…………
…………
(四)其他需要明確的問題
1、會議議題
凡局以正式文件報市z府的請示、報告,局主要領導直接提議或局直接報送的匯報材料,需要提交市z府常務會議研究的,秘書科按規(guī)定程序運作,由議題相關科室提供相應數量的書面材料及電子版報秘書科收集,待有關領導審批匯總后,按工作規(guī)則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關科室研究討論并報局分管領導審核后方可送達秘書科,如內容涉及其他相關部門,必須事先征求相關部門意見,如有異議應將不同意見注明,原則上不臨時動議。
2、電視電話會議
上級召開的大型電視電話會議,綜合性的電視電話會議由秘書科根據市上通知要求,負責聯(lián)系安排落實與會人員;專業(yè)性電視電話會議由對口分管科室聯(lián)系安排…………
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(六)嚴肅會議紀律
為確保會議效果,嚴肅會議紀律,參加會議人員要做到“五不準”:①不準接打電話,手機必須關閉或調至震動狀態(tài);②不準交頭接耳;③不準隨便走動;④不準遲到早退;⑤不準隨意更換參會人員,確因故不能參加的,調換參會人員需提前請示并經局主要領導或分管領導批準后方可換人,會議簽到必須填寫實際參會人員的姓名。
嚴格會議請假制度。非上級會議、公務外出,一般不得請假。因故、因病等原因不能出席會議的…………
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